1. Introduzione

Questo codice etico esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività assunti dai collaboratori IT PAS S.r.L., in forma abbreviata IT PAS, nel rispetto dei legittimi interessi degli associati, dei collaboratori, dei clienti, dei partner e delle collettività nei territori in cui IT PAS è presente con le proprie attività.

 

  1. Principi: Legalità, Correttezza, Trasparenza

IT PAS assume, quale principio fondamentale, il rispetto delle leggi italiane (e degli altri paesi nei quali opera), pertanto, i destinatari sono tenuti al rispetto delle leggi e delle normative vigenti ed inoltre sono tenuti al rispetto della normativa aziendale in quanto attuazione di obblighi normativi.

Un ulteriore principio cardine è quello della correttezza, inteso come l’insieme delle seguenti regole:

  • rispetto dei diritti altrui;
  • divieto di appropriarsi dei benefici derivanti dalla collaborazione altrui;
  • divieto di approfittare delle situazioni personali o professionali di debolezza;
  • lealtà e buona fede;
  • non sfruttare o volgere a proprio vantaggio condizioni di ignoranza o di incapacità;
  • promuovere la tutela del valore della concorrenza leale;
  • evitare di attuare comportamenti collusivi;

 

Infine, il principio di trasparenza include la chiarezza, la completezza e la pertinenza delle informazioni, evitando situazioni ingannevoli nelle operazioni compiute per conto della Società.

 

  1. Criteri di condotta
  • nelle relazioni con il personale:

IT PAS tutela e promuove il valore e lo sviluppo delle risorse umane in quanto importante fattore di successo per l’azienda, al fine di favorirne, sulla base di criteri di merito, la piena realizzazione professionale.

Le pratiche di assunzione, trasferimento o promozione non devono essere in alcun modo influenzate da offerte o promesse di somme di denaro, beni, benefici, facilitazioni o prestazioni di ogni genere.

Nella gestione dei rapporti che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, è richiesto che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, vietando ogni comportamento che possa essere ritenuto lesivo della dignità ed autonomia del dipendente.

Va evitata ogni forma di discriminazione ed in particolare qualsiasi discriminazione basata su razza, nazionalità, sesso, età, disabilità, orientamenti sessuali, opinioni politiche o sindacali, indirizzi filosofici o convinzioni religiose verso qualunque soggetto interno ed esterno all’azienda.

Non sono tollerate molestie sessuali o atti di violenza fisica o psicologica.

IT PAS si impegna a tutelare l’integrità morale dei collaboratori garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona.

Non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare, con ciò intendendosi, oltre alla mera assenza di alcuna regolarizzazione di un rapporto, qualsivoglia tipologia di utilizzo di prestazioni lavorative non dedotta in un assetto contrattuale e normativo coerente a quello del paese di riferimento.

La privacy del dipendente è tutelata a norma del D.Lgs. 196/03 e del regolamento UE GDPR 679/16.

Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni dipendente deve ricevere accurate informazioni relative a: caratteristiche della funzione di appartenenza, responsabilità del proprio ruolo e mansioni da svolgere; norme disciplinari di fonte legale, contrattuale o regolamentare; elementi normativi e retributivi, in generale norme e procedure da adottare al fine di evitare comportamenti contrari a norme di legge e politiche aziendali.

Il personale deve evitare di porre in essere o agevolare operazioni in conflitto di interesse – effettivo o potenziale – con la Società, nonché attività che possano interferire con la capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel miglior interesse della Società e nel pieno rispetto dei principi del presente codice.

Il personale in particolare non deve avere interessi finanziari o personali nella scelta del fornitore, in un’azienda concorrente o cliente e non può svolgere attività lavorative che possano comportare l’insorgenza di un conflitto d’interesse.

  • nelle relazioni con i consulenti esterni ed altri collaboratori:

Gli Amministratori ed i Dipendenti sono tenuti a:

  • valutare attentamente l’opportunità di ricorrere alle prestazioni dei Consulenti esterni e collaboratori e selezionare controparti di adeguata qualificazione professionale e reputazione;
  • instaurare relazioni efficienti, trasparenti e collaborative, mantenendo un dialogo aperto e franco in linea con le migliori consuetudini commerciali;
  • assicurare costantemente il più conveniente rapporto tra qualità della prestazione e costo;
  • esigere l’applicazione delle condizioni contrattualmente previste;
  • operare nell’ambito della normativa vigente e richiederne il puntuale rispetto;

 

Non è ammesso effettuare prestazioni o pagamenti in favore di consulenti e/o collaboratori che operino per conto della Società, che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi ovvero in relazione al tipo di incarico da svolgere.

La violazione dei principi di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità della persona sono giusta causa di risoluzione dei rapporti contrattuali.

  • nelle relazioni con i fornitori:

 

La scelta dei fornitori e l’acquisto di beni e servizi sono effettuati dalle apposite funzioni aziendali in base a valutazioni obiettive circa legalità competenze, competitività, qualità, correttezza, rispettabilità, reputazione e prezzo.

I fornitori di IT PAS non devono essere implicati in attività illecite e devono assicurare ai propri dipendenti condizioni di lavoro basate sul rispetto dei diritti umani fondamentali, delle Convenzioni internazionali, delle leggi vigenti, con particolare riguardo a:

  • l’utilizzo del lavoro minorile è assolutamente vietato e considerato inaccettabile. L’età dei lavoratori addetti alla produzione non può essere inferiore all’età minima legale ammessa in ciascuno Stato;
  • lo sfruttamento del lavoro minorile e non, l’utilizzo di lavoro forzato, di abusi fisici o psichici o di punizioni corporali sono considerati assolutamente inaccettabili e comporteranno l’interruzione immediata di ogni e qualsivoglia rapporto con il fornitore;
  • la retribuzione ed i benefici dei Dipendenti devono essere conformi alle normative locali, alla legge ed allineati a quanto previsto dalla Convenzioni internazionali in materia;
  • i fornitori devono garantire che ogni forma di produzione venga effettuata mediante processi di lavorazione che tutelano comunque la salute dei lavoratori in modo appropriato ed adeguato ai processi produttivi effettivamente utilizzati.

 

I fornitori devono astenersi da offrire beni o servizi, in particolare sotto forma di regali, a collaboratori della Società che eccedano le normali pratiche di cortesia.

è fatto divieto ai dipendenti di IT PAS di offrire beni o servizi a personale di altre società o enti per ottenere informazioni riservate o benefici diretti o indiretti rilevanti, per sé o per l’azienda.

In caso di violazione dei principi di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità della persona IT PAS è legittimata a prendere opportuni provvedimenti fino alla risoluzione del rapporto con il fornitore.

  • nelle relazioni con i clienti (inclusa pubblica amministrazione):

 

I rapporti con i clienti devono essere improntati alla piena trasparenza e correttezza, al rispetto delle normative vigenti e all’indipendenza nei confronti di ogni forma di condizionamento.

I contratti e le comunicazioni alla clientela devono essere:

  • chiari e semplici;
  • conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette;
  • conformi alle politiche commerciali aziendali ed ai parametri in esse definiti;
  • completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente;

 

Nell’ambito dei rapporti commerciali con i clienti è fatto divieto di tenere condotte che possano ledere la fiducia dei consumatori, recando al contempo pregiudizio alla trasparenza e sicurezza del mercato.

Non è ammesso, né direttamente, né indirettamente, né per il tramite di interposta persona, offrire o promettere denaro, doni o compensi, sotto qualsiasi forma, né esercitare illecite pressioni, né promettere qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore a dirigenti, funzionari o dipendenti del cliente ovvero a loro parenti o conviventi allo scopo di indurre al compimento di un atto d’ufficio o contrario ai doveri d’ufficio.

Non è consentito tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica Amministrazione in errore, in particolare non è consentito utilizzare o presentare dichiarazioni o documenti falsi o attestanti cose non vere, ovvero omettere informazioni per conseguire, a vantaggio o nell’interesse dell’azienda, contributi, finanziamenti o altre erogazioni comunque denominate concesse dallo Stato, da un Ente Pubblico o dall’Unione Europea.

E’ fatto divieto di utilizzare contributi, finanziamenti, o altre erogazioni comunque denominate, concesse dallo Stato, da un Ente Pubblico o dall’Unione Europea, per scopi diversi da quelli per i quali gli stessi sono stati assegnati.

In caso di rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione, compresa la partecipazione a gare pubbliche, è necessario operare sempre nel rispetto della legge e della corretta prassi commerciale.

E’ vietato alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o telematico di un Ente pubblico o intervenire illegalmente con qualsiasi modalità sui dati, informazioni e programmi in esso contenuti o ad esso pertinenti, al fine di conseguire un ingiusto profitto con altrui danno.

  • relativi ad attività di natura societaria, amministrativa o finanziaria:

 

In via generale, è fatto obbligo di tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel rispetto delle norme di legge e delle procedure interne, in tutte le attività finalizzate alla formazione del bilancio e delle altre comunicazioni sociali, al fine di fornire ai soci e al pubblico un’informazione veritiera e corretta sulla situazione economica patrimoniale e finanziaria della Società .

Ogni operazione o transazione deve essere precisa, verificabile, legittima.

Ciò significa che ciascuna azione ed operazione deve avere una registrazione contabile adeguata e deve essere supportata da idonea documentazione, al fine di consentire l’effettuazione di controlli, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e l’accurata ricostruzione dell’operazione.

A tutti i soggetti che a qualunque titolo, anche quali meri fornitori di dati, siano coinvolti nella formazione del bilancio e di documenti similari, o comunque di documenti che rappresentino la situazione economica, patrimoniale o finanziaria della Società, nonché in particolare agli amministratori ed a chi ricopre posizioni apicali:

  • è fatto obbligo di fornire la massima collaborazione per gli aspetti specifici e di garantire la completezza e la chiarezza delle informazioni fornite nonché l’accuratezza dei dati e delle elaborazioni;
  • è vietato esporre fatti non rispondenti al vero, anche se oggetto di valutazione, ovvero omettere informazioni od occultare dati in violazione diretta o indiretta dei principi normativi e delle regole procedurali interne, in modo da indurre in errore i destinatari dei sopra menzionati documenti.
  • è vietato porre in essere operazioni simulate o diffondere notizie false sulla Società nonché sulla sua attività.
  • è vietato impedire o comunque ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo legalmente attribuite ai soci o ad altri organi sociali.
  • è fatto divieto di porre in essere una condotta simulata o fraudolenta finalizzata ad influenzare l’assemblea allo scopo di procurare a sé o ad altri un ingiusto profitto.
  • nell’utilizzo del patrimonio aziendale e dei sistemi informatici:

 

I documenti, gli strumenti di lavoro, le dotazioni ed ogni altro bene, materiale ed immateriale (comprese le privative intellettuali ed i marchi) di proprietà di IT PAS sono utilizzati esclusivamente per la realizzazione dei fini aziendali, con le modalità dalla stessa fissate; non possono essere utilizzati per usi non legittimi e devono essere utilizzati e custoditi con la medesima diligenza di un bene proprio. Eventuali impieghi illeciti sono sanzionabili, anche in via disciplinare, indipendentemente dal fatto che costituiscano o meno condotte penalmente perseguibili ai sensi di legge.

L’azienda tutela i dati personali di tutti i soggetti che vengono in rapporto con essa, secondo le norme vigenti in materia di Privacy.

Le informazioni apprese nell’esercizio delle proprie funzioni, che sono anch’esse bene dell’Azienda, sono soggette alle prescrizioni di legge e al dovere di riservatezza. Tali doveri vanno osservati anche dopo la cessazione del rapporto con l’azienda, secondo le prescrizioni della suddetta normativa.

Gli strumenti informatici e telematici (quali telefoni e fax, posta elettronica, internet, intranet  ed in genere l’hardware e software forniti) resi disponibili al personale sono strumenti di lavoro e, di conseguenza, devono essere impiegati per finalità esclusivamente aziendali: ciò vale tanto per l’utilizzo dei personal computer che di altri strumenti, programmi e servizi.

Ogni dipendente è tenuto altresì a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di reati mediante l’uso di strumenti informatici.

In particolare, al personale è vietato:

  • l’accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico;
  • la detenzione non autorizzata e la diffusione abusiva di codici d’accesso a sistemi informatici o telematici;
  • diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a danneggiare o interrompere un sistema informatico o telematico;
  • l’intercettazione, impedimento o interruzione illecita di comunicazione informatiche o telematiche;
  • il danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici e sistemi informatici e telematici.

 

Il personale non può caricare sui sistemi aziendali software presi a prestito, non autorizzati o privi delle necessarie licenze, così come è proibito fare copie non autorizzate di programmi concessi su licenza, per uso personale, aziendale o per terzi.

  • rispetto delle norme vigenti in materia di Antiriciclaggio:

Il principio adottato da IT PAS è quello della massima trasparenza nelle transazioni commerciali. L’Azienda predispone gli strumenti più opportuni al fine di contrastare i fenomeni della ricettazione, del riciclaggio ed impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita.

Il personale di IT PAS non deve mai svolgere o essere coinvolto in attività tali da implicare il riciclaggio (cioè l’accettazione o il trattamento) di introiti da attività criminali in qualsivoglia forma o modo.

Gli Amministratori, i dipendenti ed i collaboratori devono verificare in via preventiva le informazioni disponibili (incluse informazioni finanziarie) su controparti commerciali, consulenti e fornitori, al fine di appurare la loro integrità morale, la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari; essi sono tenuti ad osservare rigorosamente le leggi, le policies e le procedure aziendali in qualsiasi transazione economica che li veda coinvolti, assicurando la piena tracciabilità dei flussi finanziari in entrata ed in uscita e la piena conformità alle leggi in materia di antiriciclaggio ove applicabili.

 

  1. Tutela della salute e sicurezza sul lavoro

IT PAS si impegna a perseguire gli obiettivi di miglioramento della sicurezza e salute dei lavoratori come parte integrante della propria attività e come impegno strategico rispetto alle finalità più generali dell’Azienda.

A tal fine la Società:

  • si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza e salute sul lavoro sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori;
  • svolge una formazione istituzionale, erogata in determinati momenti della vita aziendale del dipendente e una formazione ricorrente rivolta al personale operativo;
  • promuove ed attua ogni iniziativa diretta a minimizzare i rischi e a rimuovere le cause che possano mettere a repentaglio la sicurezza e la salute dei dipendenti, realizzando interventi di natura tecnica ed organizzativa, anche attraverso l’introduzione di un sistema di gestione dei rischi, della sicurezza, delle risorse da proteggere nonché mediante l’attuazione di un sistema concretamente efficace di monitoraggio dell’adozione dei ritrovati e delle misure di prevenzione, presidiato da sanzioni che possono giungere sino a quella espulsiva dal rapporto di lavoro.

 

Il Personale deve prendersi cura della propria salute e sicurezza e di quella delle altre persone presenti sul luogo di lavoro, su cui ricadono gli effetti delle sue azioni o omissioni, conformemente alla formazione, alle istruzioni e ai mezzi forniti dal datore di lavoro.

Per tale ragione non saranno tollerati sul posto di lavoro l’uso di droghe, l’abuso di alcolici o l’assunzione di farmaci illegali.

 

  1. Osservanza del codice etico

La violazione delle norme del presente Codice Etico lede il rapporto di fiducia instaurato con l’Azienda e può portare ad azioni disciplinari e di risarcimento del danno. L’osservanza del presente Codice da parte dei dipendenti e collaboratori ed il loro impegno a rispettare i doveri generali di lealtà, di correttezza e di esecuzione del contratto di lavoro secondo buona fede devono considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali anche in base e per gli effetti di cui all’art. 2104 c.c. I comportamenti tenuti dai lavoratori dipendenti, in violazione delle regole comportamentali o procedurali contenute nel presente codice etico, debbono essere intesi come illeciti disciplinari sanzionabili nel rispetto della normativa applicabile. L’osservanza del codice etico da parte dei soggetti terzi (fornitori, consulenti, etc) integra l’obbligo di adempiere ai doveri di diligenza e buona fede nelle trattative e nell’esecuzione dei contratti in essere con la Società. Le violazioni commesse da soggetti terzi saranno sanzionabili in conformità a quanto previsto nei relativi incarichi e contratti.